Sebuah perusahaan layanan AI menghabiskan 40% waktu tim mereka untuk pekerjaan admin alih-alih berjualan. Kami membangun satu pusat operasional yang secara otomatis menindaklanjuti lead, menyusun proposal dalam hitungan menit, dan menghasilkan faktur terjadwal—memangkas overhead 45% dan meningkatkan konversi 32%.
Detail Proyek
Klien menjalankan bisnis layanan AI dengan pipeline yang terus berkembang—tetapi operasional mereka tidak mampu mengimbangi. Setiap lead baru berarti pelacakan manual di spreadsheet, setiap proposal berarti mulai dari nol di Google Docs, dan setiap faktur berarti membuka tools lama yang hanya mendukung satu bahasa. Tim penjualan tenggelam dalam pekerjaan administratif.
Kami membangun pusat operasional yang menangani seluruh siklus pendapatan. Ketika lead baru masuk, sistem mengirim konfirmasi dalam hitungan menit dan menyusun rangkaian follow-up personal—telepon, email, dan meeting—sehingga tidak ada prospek yang dibiarkan dingin. Manajer penjualan mendapat dashboard live yang menampilkan status setiap deal, riwayat aktivitas, dan nilai pipeline sekilas.
Saat tiba waktunya mengirim proposal, AI menyusun dokumen siap-klien dari konteks deal dalam hitungan detik. Tim meninjau dan menyesuaikannya di editor bawaan sebelum mengirim. Dan ketika proyek ditutup, modul faktur menangani jadwal penagihan berulang, perhitungan PPN, dan pembuatan PDF dalam bahasa Inggris maupun Latvia—tanpa pekerjaan manual. Setiap anggota tim hanya melihat yang relevan dengan peran mereka, menjaga data deal sensitif tetap terlindungi.
Riset Proyek
Kami memulai dengan mengikuti tim klien selama seminggu penuh. Yang kami temukan sangat mengejutkan: sales rep menghabiskan 40% jam kerja untuk tugas yang sama sekali tidak berhubungan dengan berjualan—menyalin lead dari formulir web ke spreadsheet, menulis ulang struktur proposal yang sama dari dokumen kosong untuk setiap klien baru, dan membuat faktur satu per satu di tools yang bahkan tidak bisa menghasilkan dokumen dalam bahasa Latvia untuk klien EU mereka.
Kami memetakan setiap titik kontak administratif dalam siklus klien—dari kontak pertama hingga pembayaran akhir—dan mengidentifikasi tiga hambatan kritis: follow-up lead terlewat tanpa rangkaian terstruktur, penyelesaian proposal memakan waktu 3 hari karena overhead format, dan pemrosesan faktur membuang 60% lebih banyak waktu dari yang seharusnya. Temuan-temuan ini membentuk setiap fitur yang kami bangun.
Hasil Proyek
Dalam 10 minggu deployment, platform mengubah cara tim beroperasi. Overhead administratif turun 45%—setiap follow-up ditangani otomatis, dan draf proposal yang biasanya memakan berhari-hari kini siap dalam kurang dari 4 jam. Tingkat konversi pipeline penjualan meningkat 32%, hanya karena tidak ada lead yang terlupakan lagi.
Waktu pemrosesan faktur turun 60%, dan pembuatan PDF otomatis dalam bahasa Inggris dan Latvia membuka klien untuk kontrak EU yang sebelumnya sulit ditutup secara efisien. Tim beralih dari mengelola 40 deal aktif di berbagai tools yang tersebar, menjadi mengawasi lebih dari 200 deal dari satu dashboard—dengan empat level peran yang membuat setiap anggota tim fokus pada hal yang penting bagi mereka.
